Benutzerkonto & Firmeneinstellungen in der Verfahrensdokumentation richtig verwalten

Описание: Eine aktuelle und korrekt gepflegte Account- und Firmenstruktur ist die Grundlage für eine revisionssichere und effiziente Verfahrensdokumentation.

In diesem Video erfahren Sie:
• wie Sie Ihr persönliches Benutzerkonto bearbeiten
• wie Sie Name, Profilbild und Spracheinstellungen anpassen
• wie Sie E-Mail-Adresse und Passwort verwalten
• welche Firmendaten der Firmenadministrator pflegen kann
• wo Sie Lizenztyp und eingesetzte Software (z. B. DMS) einsehen
• welche E-Mail-Adresse für den Versand der fertigen Verfahrensdokumentation hinterlegt wird

Besonders relevant ist die saubere Pflege der Firmendaten:
Die hinterlegte Kommunikationsadresse sowie die Versandadresse für Dokumente sind entscheidend für einen strukturierten Ablauf im Audit-Prozess und bei der Versionierung.

Auch die Angabe des eingesetzten Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist ein wichtiger Bestandteil der GoBD-konformen Systembeschreibung.

Warum ist das mehr als nur „Profilpflege“?

Weil klare Benutzerstrukturen, definierte Administratorrechte und transparente Lizenzinformationen Teil einer nachvollziehbaren Organisationsstruktur sind – und damit mittelbar zur Compliance beitragen.

VD2 stellt sicher, dass:
• Rollen sauber getrennt sind
• Administratorrechte klar definiert bleiben
• Unternehmensangaben konsistent gepflegt werden
• die Dokumentenerstellung strukturiert abläuft

Eine saubere Systembasis erleichtert spätere Updates, Audits und Betriebsprüfungen erheblich.

Am Ende geht es um eine zentrale Frage:
Sind Ihre Account- und Firmeneinstellungen so strukturiert, dass sie eine GoBD-konforme Organisation unterstützen?

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