Hardware, Software & Schnittstellen GoBD-konform dokumentieren

Описание: Die Dokumentation von Hardware, Software und Schnittstellen ist ein zentraler Bestandteil der GoBD-konformen Verfahrensdokumentation.
Insbesondere bei digitalen Belegprozessen prüft das Finanzamt zunehmend, welche Systeme steuerrelevante Daten erfassen, verarbeiten, übertragen und archivieren – und ob diese Abläufe vollständig nachvollziehbar dokumentiert sind.

In diesem Video zeigen wir praxisnah, wie Unternehmen diesen Bereich korrekt und prüfungssicher abbilden.

In diesem Video erfahren Sie:
• welche Scanner und Multifunktionsgeräte Belege verarbeiten und dokumentationspflichtig sind
• wie der Scanpfad beschrieben wird – vom Papierbeleg bis zur Verarbeitung im System
• welche Softwareanwendungen steuerrelevante Daten erfassen, verarbeiten oder archivieren müssen
• warum Software-Versionen und Systemübersichten prüfungsrelevant sind
• wie Schnittstellen und Datentransfers zwischen DMS, ERP und Finanzsoftware dokumentiert werden
• welche Belegarten übertragen werden, ob manuell oder automatisiert
• welche Rolle Übertragungshäufigkeit, Verschlüsselung und Schnittstellenart spielen
• wie das Dokumentenmanagementsystem (Cloud, On-Premise oder kein DMS) korrekt eingeordnet wird
• warum Datensicherungskonzepte und TOMs nicht pauschal Teil der Verfahrensdokumentation sind

Aus der Praxis zeigt sich:
Unvollständig dokumentierte Systemlandschaften, vergessene Schnittstellen oder nicht klar beschriebene Belegflüsse führen in Betriebsprüfungen regelmäßig zu Rückfragen – und im Zweifel zu Zweifeln an der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.

Gleichzeitig wird deutlich, dass dieser Teil der Verfahrensdokumentation weit mehr ist als eine Pflicht für den Prüfer:
Er schafft Transparenz über die IT-Architektur, macht Abhängigkeiten sichtbar und unterstützt Unternehmen bei Systemwechseln, Audits und der langfristigen Prozesssicherheit.

Am Ende steht eine zentrale Frage:
Sind bei Ihnen alle Hardware-, Software- und Schnittstellenprozesse vollständig, aktuell und nachvollziehbar dokumentiert – oder nur implizit bekannt?

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