Curso: DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y ARCHIVOS DIGITALES -CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO 2025

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📚 Resumen del Tema ✍️

Características del Documento Archivístico

Los documentos archivísticos presentan diversas características esenciales que garantizan su autenticidad, disponibilidad y fiabilidad. A continuación, se describen algunas de sus propiedades fundamentales:

Autenticidad: Un documento archivístico debe ser lo que dice ser y haber sido creado y gestionado por una entidad dentro de su función correspondiente. En el contexto peruano, la Directiva 012-1023 enfatiza la autenticidad como un pilar fundamental. Se debe verificar la identidad del creador, la fecha de creación y asegurarse de que el documento no haya sido adulterado. En el caso de documentos electrónicos, las firmas digitales y los certificados de autenticidad juegan un papel crucial.

Disponibilidad: Se refiere a la capacidad de localizar, recuperar y presentar un documento cuando se necesite. La disponibilidad no solo implica el acceso físico, sino también el acceso electrónico, especialmente en entornos digitales y de gobierno electrónico. La correcta descripción documental y el uso de instrumentos descriptivos facilitan su recuperación.

Inherencia a las funciones de origen: Los documentos archivísticos son producto natural de las actividades de una institución y responden a una necesidad específica dentro de la gestión administrativa, legal u operativa. No son creados arbitrariamente, sino que cumplen con un propósito funcional.

Testimonio de funciones o resultado de una actividad: Los documentos archivísticos actúan como prueba de las funciones realizadas y las actividades desarrolladas. Son fundamentales para la rendición de cuentas, la transparencia y la reconstrucción histórica de procesos administrativos.

Fiabilidad: La información contenida en un documento debe ser exacta y representar fielmente los hechos y actividades registradas. Un documento fiable permite tomar decisiones con base en datos verificados.

Integridad: Un documento archivístico no debe ser alterado ni manipulado indebidamente. Su contenido debe permanecer intacto desde su creación hasta su disposición final, ya sea conservación o eliminación.

Prevalencia de documentos originales: Se prioriza la conservación de documentos originales, ya que constituyen la fuente primaria de evidencia documental.

Series documentales: Los documentos archivísticos suelen organizarse en series documentales que reflejan una actividad concreta dentro de una institución.

Estructura formal: Cuentan con una estructura definida que facilita su identificación y gestión dentro del sistema de archivo.

Trazabilidad: La gestión documental debe garantizar el seguimiento y control de los documentos en todas las etapas de su ciclo de vida, permitiendo conocer su origen, modificaciones y uso.

Unicidad: Cada documento archivístico es único dentro de su contexto de creación y gestión, lo que le confiere un valor singular dentro del archivo institucional.

Estas características aseguran la confiabilidad, seguridad y accesibilidad de los documentos archivísticos, contribuyendo a una gestión documental eficiente y transparente.

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