Олег Брагинский. Оптимизация бизнес-процессов 2 из 7

Описание: На этом занятии обсудим инициацию процессного подхода: как подступиться и с чего начать.

Возможны два варианта борьбы за процессную эффективность:
крупное предприятие создаст специализированную службу, подразделение или процессный офис для последовательной долговременной системной деятельности
малая организация начнёт с выборочной оптимизации наиболее затратных фрагментов процессов, их фаз и этапов.

Под затратами в данном контексте будем понимать:
потребляемые денежные или сырьевые ресурсы
временные затраты сотрудников или клиентов.

Клиентами следует считать:
внешних покупателей, приносящих доход организации приобретением товаров или услуг, а также
внутренних потребителей, предоставляющих результаты труда в цепочках создания ценности.

При верхнеуровневом подходе начните с создания карты процессов: схемы, в которой каждый вид деятельности организации:
находит своё отражение – т.е. нет ни одной активности за пределами карты процессов
имеет началом сырьё, клиента, внутреннего заказчика или другую активность
завершается получением прибыли, уходит на повтор или продолжается следующей деятельностью.

Важность карты процессов предприятия можно сравнить с пользой атласа звёздного неба для мореплавателя, давно покинувшего родные берега. Яркие звезды – хорошо различимые элементы деятельности организации, созвездия – отлаженные процессы, туманности – плохоформализованные фазы, галактики – несистемные скопления этапов.

Если разных сотрудников по уровню иерархии, квалификации и специализации, опыту работы и стажу в компании попросить нарисовать упрощённую карту процессов, нас будет ожидать сюрприз:
окажется, что никто не понимает целостную картину деятельности организации
различные специалисты по-разному видят последовательность и взаимосвязи процессов
сколько-то существующих процессов будут пропущены, как неважные и малозначимые
некоторые активности вызовут справедливое возмущение бесполезностью
окажется, что ряд процессов не имеют клиентов и потребителей, т.е. существуют автономно, как следствие бесцельно и бесполезно.

Конечно же возможны оправдания в том, что это историческое наследие богатого опыта длительного существования и раньше так было нужно по важным причинам. Вот тут, на этом раннем этапе следует договориться, что не имеет смысла искать виноватых или причины неэффективности.

Здесь и далее следует сосредоточится на создании рационального завтра вместо прорывающихся попыток критиковать прошлое, жёстко пресекая попытки оправданий, нападок и объяснений. Уже не важно, как было и почему – сообща строим лучшее светлое будущее.

Рекомендовал бы действовать в составе рабочих групп, выдавая часть поручений в виде домашних заданий. Во время коллективного общения динамично продвигаемся вперёд, в условиях переписки итерационно уходим в аргументацию частных позиций вместо выработки единой общей.

Для того, чтобы грамотно ставить задачу на домашнюю работу и получать приемлемую отдачу, следует собираться и договариваться о способе представления результата. Существует много различных видов отображения карты процессов организации, я выбираю те, которые:
быстры в создании
просты в понимании
полезны в использовании.

Не увлекайтесь модными технологиями, навороченными программами, инновационными методиками. В рамках данного курса обойдёмся бумагой и карандашом. Безусловно, поразить коллег можно применив Microsoft PowerPoint и Visio, но лучше удивлять результатами, чем красиво состряпанными документами.

Итак, карта процессов организации:
рисуется слева направо
умещается на одном листе
начинается с клиента, заканчивается прибылью
состоит из кружочков – вершин графа, представляющих объекты или субъекты
вершины объединяются линиями процессов, идущими вправо и вниз или стрелочками направленными вверх или влево.

Легко запомнить правило – мы читаем тексты слева направо и сверху вниз. Эти направления считаются естественными, поэтому линии такой ориентации не требуют и не имеют стрелочек.

Северную стартовую вершину – Полярную Звезду – ставим слева по центру горизонтально расположенного листа, созвездия процессов будут идти от неё вправо. Хочется нарисовать несколько начальных вершин? Верный признак того, что есть нечто обобщающее, о чём Вы забыли.

Добавьте ещё одну корневую вершину и всё станет на свои места. Если не получается сообразить, что является истоком деятельности, придумайте пока формально-фиктивную вершину. Через время вернётесь и, имея за плечами опыт создания первой итерации карты процессов, сможете переформулировать начальную вершину бизнес-процессов организации.

Процессы, как я уже говорил, рисуем линиями преимущественно вправо, соединяя вершины субъектов или объектов в сторону Южного Креста, расположенного справа листа, раз мы уже пользуемся аналогиями звёздного неба.

Субъектами могут быть носители активной деятельности, инициаторы событий, физические лица или их группы:
клиенты и потребители
сотрудники и партнёры
поставщики и посредники
...