Как держать свою почту в порядке и другие лайфхаки

Описание: Продолжим наш разговор на тему как все успеть.

Про календарь я Вам рассказала в прошлый раз. Теперь надо поговорить про почту и входящую информацию.
Мы начнем с простых лайфхаков, а впереди нас ждут инетересны темы про энергию, про то, как оставаться энергичным в течении дня и до самого вечера, потому что это сильно влияет на то, сколько мы всего успеваем.
Но с начала давайте поговорим про нашу почту, про sms, про whats app, про все эти каналы связи, которые у нас есть. Их очень много, и они все пикают, булькают, вибрируют, горят красным, когда нам приходит письмо... все они - наша почта.

Лайфхак 1
Я рекомендую отключить уведомления на телефоне. Кому нужно срочно и кто действительно для Вас очень важен, тот может знать о том, что уведомления у Вас отключены и Вам можно и нужно звонить.
Когда у Вас отключены уведомления, Вас не дергает телефон и Вы можете направить свое внимание именно туда, куда Вам нужно направить, не отрываясь на сигналы и на вибрацию в телефоне.
Когда у вас появляется время разобрать почту, Whats app, Dirext, Telegramm, Viber, Sms, FB, Vk и другие каналы пассивной связи, Вы это делаете с точным пониманием того, сколько у Вас есть времени на это.
К концу дня надо следить за тем, чтобы текущая входящая почта была разобрана.

Лайфхак 2
Если Вы откыли сообщение или письмо, то на него надо отреагировать. Поэтому выставьте себе формат отображения писем в почте с первыми строками письма, чтобы понимать о чем идет речь и сколько времени потребуется на реакцию.
Если письмо не открыто, оно выделено жирным шрифтом или отмечено привычным образом и зовет поработать с ним. Но вот если Вы письмо уже открыли, не ответили на него и закрыли, то о нем можно и забыть. Иногда это не приятно )))
Поэтому если письмо или сообщение открыто, на него надо дать ответ.
Идеально, если после ответа на письмо, оно архивируется или переходит в специальную папку. В папке "Входящие" находится только та почта, которая требует работы.

Лайфхак 3
Выходите из бесед, на которые тратится много времени и которые не приносят отдачи. Не нужно присутствовать там, где вы можете не присутствовать. Очищайте свое информационное пространство от ненужных разговоров. Ненужных Вам, конечно ))) В крайнем случае убирайте уведомления на такого рода чаты, чтобы они не горели красным, оранжевым и т.п.

Лайфхак 4
Имейте шаблоны стандартных ответов. Наверняка у Вас есть повторяющиеся действия, фразы: шаблоны писем, шаблоны платежей, шаблоны подписей на все случаи жизни. Самый простой способ: иметь шаблоны писем в черновике в почте. Более продвинутый: сервис заметок NimbusNote или EverNote. Там, к стати, можно хранить всё: записи, фотографии, заметки, страницы из браузера, списки, задачи, рецепты и т.п. Эти сервисы синхронизируется со всеми Вашими устройствами и информация всегда под рукой.


Конечно, у всех свои отношения с гаджетами и с телефоном. Но после того, как я отключила уведомления, мне стало легче сосредосточиться, и я не хватаю телефон в руки каждые 10 минут. Это важно )))