Как управлять файлами и совместно работать над ними в Microsoft Teams

Описание: Что такое Microsoft Teams?

Microsoft Teams — это центр командной работы. Продукт предоставляет широкий набор функций, включая совместную работу, групповой чат, собрания, звонки и многое другое! Когда вы хотите встретиться с коллегой, вы можете начать видеозвонок и работать вместе, как будто вы находитесь в одной комнате.

Если вы проводите встречу со всей командой, используйте возможности видеоконференций. Обмен файлами осуществляется с помощью сообщений, ссылок, SharePoint и OneDrive.

В MS Teams можно добавлять вкладки для ваших любимых инструментов и важных файлов. Вы можете совместно работать над документами в режиме реального времени, хранить их и делиться ими благодаря бесшовной интеграции с SharePoint.

Как SharePoint вступает в игру

SharePoint Online — это, прежде всего, платформа для управления документами. Здесь вы можете хранить, совместно работать и обмениваться информацией в рамках всей организации. Управление файлами и совместная работа в Microsoft Teams во многом облегчаются возможностями SharePoint.

Видите ли, каждый раз, когда вы создаете новую команду, в фоновом режиме автоматически создается сайт SharePoint. Этот сайт SharePoint используется для хранения ваших документов.

Поэтому при сохранении, создании, обсуждении и работе с файлами они сохраняются на соответствующем сайте SharePoint. Файлы Teams не хранятся напрямую в Microsoft Teams.

Точная папка, в которой хранятся файлы, зависит от того, какой канал Team Channel вы используете и ваша команда. По умолчанию существует общий канал, который нельзя удалить. Файлы, доступные в этом канале, будут храниться в библиотеке документов сайта SharePoint.

Например, вы решили создать канал Team Channel под названием «PMO Office». Тогда файлы, хранящиеся и доступные в этом канале, будут храниться на сайте SharePoint в папке под названием «PMO Office». Таким образом, каждый раз, когда вы открываете файл на вкладке «Файлы» в MS Teams, это фактически открытие файла из SharePoint.

Совместная работа с файлами в Office 365

Хранят ли пользователи вашей организации файлы локально или в сетевых папках? Затем они отправляют их различным членам команды по электронной почте? И это происходит при наличии у вас оплачиваемой подписки на Microsoft 365?

Используя облачное хранилище Microsoft 365, вы сможете воспользоваться мощными возможностями хранения файлов SharePoint и совместной работы. С Microsoft Office 365 вам больше не нужен другой сервис для обмена файлами. Кроме того, SharePoint обеспечивает детальное обеспечение безопасности и соответствия требованиям.

Использование облачного хранилища Microsoft 365 упрощает управление изменениями в файлах. Участники команды могут совместно работать над одной версией, используя как настольные приложения, так и веб-версии Office. Для редактирования файлов Office не требуется устанавливать настольные приложения Office. Доступно даже совместное редактирование.

Три мощные технологии

Microsoft Teams

При совместной работе в режиме реального времени простой доступ к важным для вашего проекта файлам существенно экономит время. Общие документы Microsoft Teams доступны непосредственно во время общения и совещаний с командой.

Вы можете общаться в чате, оставлять комментарии и т.д., информируя всех участников. Вы также можете использовать личный чат для совместного редактирования в режиме реального времени.

SharePoint

У каждого канала Teams есть сайт группы SharePoint. SharePoint отлично подходит для хранения файлов в облаке и предоставления к ним доступа проектным группам и другим пользователям. Воспользуйтесь преимуществами эффективного управления правами доступа к файлам, создавайте эффективные процессы документооборота и многое другое.

OneDrive

Личные файлы и документы можно безопасно хранить в OneDrive. При желании файлы всегда будут синхронизированы и доступны даже без подключения к Интернету. У вас всегда будет доступ к личным файлам на множестве устройств.

Документы, хранящиеся в OneDrive, остаются конфиденциальными, пока вы ими не поделитесь. При необходимости поделиться файлами легко. OneDrive отлично подходит для дома, работы и даже для домашних заданий. Поделиться документом OneDrive очень просто. Просто отправьте ссылку!

Похожие видео
https://integent.com/a-walkthrough-of...
https://integent.com/how-to-record-au...
https://integent.com/using-microsoft-...
https://integent.com/dynamics_365_and...
https://integent.com/microsoft-projec...