¿Cómo radicar y gestionar una comunicación cuando la firma otro usuario?

Описание: Este tutorial explica el ciclo completo de gestión de un documento interno cuando la firma electrónica debe ser realizada por una persona distinta a quien elabora el radicado. El proceso asegura que el flujo de aprobación y envío sea formal y quede registrado correctamente en el sistema.

Pasos para la gestión del documento:
Creación y Radicación: El proceso inicia ingresando a la plataforma con las credenciales asignadas. En la sección de "Radicación", se elige la opción de "Documento interno" y se selecciona la plantilla adecuada (por ejemplo, una carta interna de una sola firma). Es necesario definir el emisor, el código y el asunto del documento.
Definición del Destinatario: Se busca y selecciona al usuario que recibirá la comunicación. En este punto, se debe añadir una referencia clara del contenido y especificar la cantidad de anexos y folios (páginas) que componen el documento.
Carga de Documentos y Anexos: Una vez guardada la información básica, se genera la carta y se carga el archivo principal desde el equipo. Si existen documentos complementarios, se deben subir a través de la pestaña de "Anexos", asignándoles un título, descripción y tipo correspondiente.
Trámite de Firma Externa: Para que otra persona firme el documento, se debe ir al menú de "Gestión" y seleccionar "Copias". Se busca al usuario firmante y se le envía el radicado. Esta persona recibirá el documento en su bandeja y deberá proceder con su firma electrónica mediante su contraseña personal.
Seguimiento y Envío Final: El elaborador puede monitorear el estado del documento en su bandeja; una vez que cambie a "Firmado" y tenga un número de radicado definitivo, el último paso es seleccionar el archivo y hacer clic en "Enviar a destino" para completar el ciclo de entrega.

Nota importante: Este flujo de trabajo es ideal para asistentes o colaboradores que preparan la documentación técnica o administrativa que requiere el aval y la firma digital de un directivo o jefe de área.