DÉBORDÉS ? En 5 jours C'EST FINI !!!

Описание: Avez-vous le sentiment d’être constamment débordés de travail ?

Avec son livre « Self-Manager : 5 jours pour mieux organiser son travail et profiter (enfin) de sa vie perso», Alexandre Zermati souhaite partager les bonnes pratiques qu’il a mis en place avec son équipe et qui ont donné des bons résultat. Des conseils que je trouve très pragmatiques et faciles à mettre en œuvre tout de suite dans votre quotidien au travail.

Jour 1 : Clarifier ses projets
Retrouver le sens de ce que l’on fait. Connaissez-vous précisément votre rôle et vos responsabilités ?
Décrivez, par écrit, les 4 ou 5 actions nécessaires et régulières qui vous permettent de bien remplir ce rôle. Vous pouvez aussi interroger quelques clients et interlocuteurs, et demander leur feedback.
Vous pouvez aussi définir votre propre raison d’être, une phrase qui répond à la question : quel est le sens de mon travail ? Pourquoi je viens travailler ?

Vous pouvez ensuite vous focaliser sur quels sont vos projets prioritaires sur les 3 mois à venir, identifier les actions clés qui vous permettront d’avancer dans la bonne direction, ainsi que les indicateurs qui vous permettront un suivi à la fois simple et précis.

Afin d’améliorer progressivement votre valeur dans le temps, réservez aussi du temps pour vous former, pour approfondir vos connaissances.

Jour 2 : Configurer son environnement de travail
Voici quelques outils :

Gestion des tâches à faire : l’outil recommandé par l’auteur pour la gestion de sa liste ToDo est Trello. Un outil qui permet inscrire chaque action comme une carte que vous pouvez déplacer à fur et à mesure que vous les réalisez. Vous avez des outils équivalents comme ToDoist ou Any.Do.

L’agenda. Centralisez vos différents calendriers (le professionnel, le personnel, avec votre famille) au sein de la même application.
Ensuite, pour éviter des distractions quand vous travaillez sur une tâche, désactivez les notifications des messages en arrivée. Et créez des règles et de filtres pour classer automatiquement les mails en arrivée.

Les réseaux sociaux. Si d’un côté ces applications permettent vraiment de garder le lien, elles risquent aussi de devenir un trou noir de temps perdu. Rendez leur accès moins facile.

Jour 3 : Être productif
Afin d’améliorer votre productivité,votre liste de tâches doit être composée que des actions concrètes.
Commencez avec un verbe d’action précis. Collectez au même endroit, facile d’accès, toutes les informations nécessaires à la réalisation de la tâche.Enfin, priorisez les tâches que vous ayez à faire selon leur urgence et leur importance. Votre objectif est de passer de plus en plus de temps à réaliser des actions importantes, mais pas urgentes.

Fixez-vous une limite de ne pas passer plus de 50% de votre temps en réunion. Limitez-vous à organiser des créneaux de 30 minutes, avec maximum 5-6 participants.

Jour 4 : Collaborer avec ses collègues
Visez à améliorer l’impact de votre communication. Pour communiquer efficacement par mail :
· Clarifiez votre objectif.
· Choisissez un bon objet du mail, en y mettant l’information la plus importante
· Soyez synthétiques, 2 paragraphes peuvent suffire.
· Soignez la mise en forme pour faciliter la lecture.
· Configurez votre signature mail pour que votre interlocuteur comprenne facilement votre rôle et comment vous contacter.

Pour la réalisation d’un projet, construisez calendrier partagé du projet avec l’ensemble de l’équipe, et listez tout ce qui doit être fait pour réaliser le projet, l’organisé par thématique, et divisé par semaine.
Planifiez ensuite de réunions très et régulières courtes de suivi, et des rétrospectives pour évaluer les améliorations.

Jour 5 : S’organiser et déconnecter à la maison
Beaucoup de dirigeants commencent à mieux équilibrer leur vie personnelle et professionnelle, avec des horaires raisonnables .

Limitez votre exposition aux écrans, et organisez mieux votre vie de famille, avec des applications comme Family Place, avec un calendrier partagé, la liste des courses, et un mur d’activité.

D’un point de vue plus personnel, vous pouvez aussi mieux vous organiser pour prendre des nouvelles habitudes importantes pour vous qui vous apportent une vraie satisfaction.

Voilà, vous savez maintenant ce que vous devez faire dans les prochains 5. Tout faire d’un coup ce n’est peut-être pas possible, mais commencez déjà avec une/deux idées qui peuvent déjà améliorer votre quotidien !
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Crédit pour la musique finale : Bensound (www.bensound.com)
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