10 bí quyết đỉnh cao tổ chức sự kiện thành công từ chuyên gia CEO Trương Bá Mạnh Long

Описание: Nếu bạn có một chuyên viên sự kiện mới vào nghề chắc chắn sẽ có đôi lúc bạn tự hỏi mình rằng làm thế nào bạn có thể bắt tay vào để tổ chức một sự kiện. Nếu thực sự bạn vẫn chưa tìm ra câu trả lời thì đừng bỏ lỡ bài viết này vì chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn tất tần tật các công việc cần làm khi tổ chức sự kiện để khiến sự kiện đó có thể diễn ra thành công!

1. Xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện
Việc đầu tiên bạn cần làm khi bắt tay vào việc tổ chức sự kiện đó chính là xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện. Bởi bạn biết đấy nếu mà bạn không có một mục tiêu rõ ràng thì khi triển khai bạn sẽ rất dễ bị lạc đường.

Hơn thế nữa việc xác định rõ những mục đích, mục tiêu của sự kiện cũng sẽ giúp bạn dễ dàng sáng tạo và xây dựng những nội dung, kịch bản phù hợp cho chương trình. Ở bước này, mục tiêu của bạn càng rõ ràng, chi tiết bao nhiêu thì ở các bước sau, bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch và kiểm soát bấy nhiêu.

2. Xác định các thành phần tham gia sự kiện
Khi đã biết được mục tiêu của sự kiện tổ chức ra để làm gì thì bạn cần làm một việc nữa đó chính là xác định các thành phần tham dự sự kiện. Đây là việc làm hết sức quan trọng vì với mỗi một đối tượng tham gia khác nhau thì hình thức tổ chức cũng cần điều chỉnh lại cho phù hợp.

Chẳng hạn như nếu đó là sự kiện dành cho trẻ nhỏ thì bạn sẽ cần thiết kế một sự kiện thật sinh động, vui vẻ và lý thú. Ngược lại nếu đối tượng của bạn là những doanh nhân, công ty thì cần triển khai những sự kiện mang tính trang trọng, đẳng cấp

3. Xác định địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện
Nếu như ngày và địa điểm cụ thể đã được khách hàng chỉ định trước thì khá dễ dàng nhưng nếu bạn phải xem xét và lựa chọn thì hãy lưu ý những điểm sau đây:
Cần xác định thời gian phù hợp để lên kế hoạch
Nên tìm hiểu thêm về các ngày lễ theo luật định và tôn giáo
KIểm tra về lịch của những khách mời chính
Khảo sát thật kỹ lưỡng địa điểm tổ chức

4. Thành lập đội ngũ nhân sự cho sự kiện
Bạn biết đấy mỗi sự kiện tổ chức sẽ có tới hàng trăm người tham gia và có rất nhiều đầu việc cần thực hiện do đó bạn cần phải có một nhóm nhân sự hỗ trợ từng đầu việc cụ thể. Thông thường, chúng ta sẽ cần 3 team phụ trách các đầu việc như: Team lên ý tưởng, team hậu cần, team quản lý giám sát

5. Xây dựng kịch bản, timeline và kế hoạch cho sự kiện
Ở bước thứ 5 này công việc của bạn sẽ là cần xây dựng một kế hoạch chi tiết cho các sự kiện. Với bản kế hoạch sự kiện, bạn sẽ cần phân ra rõ là kế hoạch tổ chức, bản kế hoạch này cần đưa ra những hành động cụ thể và deadline cho từng hạng mục để tiện giám sát.

Song song với đó, bạn sẽ cần xây dựng kịch bản sự kiện tổng quát với timeline chi tiết ứng với nội dung chương trình. Bên cạnh đó bạn cũng cần xây dựng thêm kịch bản dành cho MC và kịch bản kỹ thuật sự kiện.

6. Dự trù ngân sách dành cho sự kiện
Khi làm các công việc tổ chức sự kiện, bạn cũng cần phải lập một dự trù ngân sách dành cho sự kiện ấy. Bản chi phí này sẽ cần phải xem xét và kết hợp từ các dự toán ban đầu cho tất cả các hạng mục được xác định trong kế hoạch. Cũng đừng quên cộng thêm các chi phí dự trù để nhỡ có các phát sinh xảy ra bạn vẫn có khả năng chi trả.

7. Dự đoán những rủi ro cho sự kiện và cách giải quyết
Khi sự kiện gần diễn ra thì bạn cũng nên ngồi rà soát lại và đưa ra những rủi ro mà sự kiện sẽ gặp phải. Việc làm này chính là “quản trị rủi ro” cho sự kiện bởi bạn biết đấy trong bất cứ sự kiện nào cũng sẽ có sự cố phát sinh nếu không biết cách giải quyết thì rất dễ đổ bể. Vậy nên càng đưa ra được những rủi ro và cách giải quyết thì khi sự kiện tới bạn sẽ bình tĩnh và xử lý được mọi tình huống.

8. Đầu tư thư mời

9. Tìm đơn vị tổ chức sự kiện

10. Kiểm tra và đánh giá sau sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc thì bạn vẫn chưa hết việc đâu, lúc này bạn sẽ cần phải ngồi lại cùng toàn bộ team để xem xét lại từng hạng mục và đánh giá xem điểm nào tốt, điểm nào chưa được để cải thiện cho các sự kiện sau. Đây là bước rất rất quan trọng vậy nên đừng bỏ qua nó nhé!

Trên đây là toàn bộ những công việc mà bạn sẽ cần phải làm để có thể biến một ý tưởng sự kiện trên giấy thành hiện thực, hãy lưu lại và áp dụng chúng vào công việc để nhanh chóng có được một sự kiện thành công nhé!
KẾT NỐI VỚI LONG:

Phone: 0916862138
Zalo: 0916862138
Mail: [email protected]
Facebook:   / long.truong.5682  
Website: http://balongevent.com
Nhóm facebook:   / 286038675365178  
Fanpage facebook:   / tr%c6%b0%c6%a1ng-b%c3%a1-m%e1%ba%a1nh-long...  
Instagram:   / tony_long79  
YouTube:    / @truongbamanhlongofficial  

Đăng ký kênh Trương Bá Mạnh Long Official:    / @truongbamanhlongofficial   để cập nhật video mới nhất.
Cảm ơn các bạn đã xem video của tôi. Hãy chia sẻ video để ủng hộ Trương Bá Mạnh Long Offical nhé!

#balongevent #truongbamanhlong #tochucsukienchuyennghiep