Embauche d'un nouveau salarié : quelles sont les démarches ? (formalités et documents)

Описание: Recruter une nouvelle personne nécessite quelques démarches administratives à effectuer pour les personnes en charge des ressources humaines.

Selon le type de contrat signé (CDI, CDD, Apprentissage, Intérim, etc.), les démarches peuvent être différentes.
Mais pour cette vidéo, nous nous basons sur un cas “général” d'embauche.

Dans cette vidéo, je vous explique les différentes étapes à suivre pour bien accueillir un nouveau salarié dans ses effectifs.

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0:00 - Introduction
0:44 - Etape n°1 : Déclaration préalable à l’embauche - la DPAE
1:35 - Etape n°2 : Mise à jour du registre du personnel
1:57 - Etape n°3 : Affiliation des salariés à la retraite complémentaire
2:37 - Etape n°4 : Accueil du salarié
3:14 - Etape n°5 : Visite médicale d’embauche

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Embauche d'un nouveau salarié : quelles sont les démarches ? (formalités et documents)

➡ Etape n°1 : Déclaration préalable à l’embauche - la DPAE

L’acronyme DPAE signifie “Déclaration préalable à l’embauche”. C’est la première étape à effectuer.

Cette déclaration doit se faire auprès de l’URSSAF et idéalement au plus tôt 8 jours avant l’arrivée du salarié.

Cette déclaration permet de donner une immatriculation au salarié et une ouverture de droit à la CPAM (la Caisse primaire d’assurance maladie).

Pour le premier salarié embauché, il vous faudra immatriculer la société au régime général de la sécurité sociale et d’assurance chômage.

Enfin, la DPAE permet d’établir un pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (que l’on nomme souvent DADS).

Attention, il est impératif de respecter cette première étape pour tout nouveau recrutement d’un salarié. En effet, si votre entreprise ne respecte pas cette condition, elle ne s’inscrit pas dans cadre légal et cela peut entraîner des sanctions judiciaires pour travail dissimulé et non déclaré.

Pour les entreprises faisant appel à un prestataire de cabinet comptable, celui-ci peut effectuer cette démarche pour accueillir le nouveau salarié légalement et juridiquement.

➡ Etape n°2 : Mise à jour du registre du personnel

Après avoir déclaré la personne embauchée, il est important de mettre à jour un registre unique du personnel qui contient notamment les informations du salarié, comme par exemple son nom, son prénom, sa date de naissance, son sexe et sa nationalité.

Il faudra également mentionner dans un second temps les informations sur son nouveau poste tels que son type de contrat, sa date d’entrée dans l’entreprise et sa qualification.

➡ Etape n°3 : Affiliation des salariés à la retraite complémentaire

L’embauche d’un salarié est signalée à votre caisse de retraite complémentaire grâce à la déclaration sociale nominative (DSN). Le salarié est alors automatiquement affilié à la retraite complémentaire.

Pas besoin de les contacter, tout se fait automatiquement à partir de la DSN. Même en cas de première embauche.

L’entreprise devra ensuite contacter son organisme de prévoyance santé (c’est-à-dire la mutuelle de l’entreprise) pour inscrire le nouveau salarié afin qu’il puisse bénéficier de ses droits grâce à l’envoi d’un formulaire d’adhésion.

La mise en place d’un contrat de prévoyance peut également être obligatoire au sein de votre convention collective. Cette prévoyance offre aux salariés une protection en cas d'incapacité de travail ou d'invalidité.

➡ Etape n°4 : Accueil du salarié

Pour assurer le meilleur accueil possible au nouveau salarié, les personnes chargées des ressources humaines doivent vérifier certains points.

Les RH doivent enregistrer les données personnelles du salarié dans leur outil de gestion du personnel dédié à l’entreprise, et de lui fournir une boîte mail si nécessaire pour son poste.

L’entreprise doit s’assurer que le nouveau salarié possède le matériel nécessaire, c’est-à-dire de prévoir les potentiels badges de sécurité ou de codes d’accès pour accéder aux locaux de l’entreprise, de fournir le matériel nécessaire pour son poste de travail.

La société doit préparer les documents indispensables à remettre au salarié lors de son arrivée dans l’entreprise, c’est-à-dire les documents liés à la convention collective, le livret d’accueil, les documents relatifs à la sécurité, etc.

➡ Etape n°5 : Visite médicale d’embauche

Enfin, il est obligatoire que l’entreprise prenne un rendez-vous auprès de la médecine du travail.

Cette visite médicale permet de contrôler l’état de santé de l’employé et certifie qu’il est apte à travailler pour les missions qui lui seront confiées.

Quant à moi, je vous dis à bientôt pour une nouvelle vidéo !👋

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Crédit audio : YZEQTIE1V6B4FHKG

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