Elegir el Software de Gestión Documental adecuado

Описание: -La elección de un Software de Gestión Documental no debe reducirse a una comparación de funcionalidades. En esta ponencia abordamos los factores críticos que toda organización debe considerar para tomar una decisión que sea informada y estratégica, incluyendo aspectos como la alineación con los procesos internos, la escalabilidad, el cumplimiento normativo y la experiencia del usuario.

Además, destacaremos el papel fundamental del responsable del proceso documental, cuya visión y conocimiento de la operación son determinantes para garantizar una implementación exitosa y sostenible en el tiempo.

1. Introducción: ¿Por qué elegir bien un software de gestión documental es una decisión estratégica?
Impacto del software de gestión documental en la operación y cumplimiento.
Errores comunes en los procesos de selección.

2. Factores críticos para una elección acertada
Relevancia de comprender los procesos documentales internos.
Evaluación funcional vs. necesidades reales de la organización.
Cumplimiento normativo y regulatorio (caso Colombia / estándares internacionales).
Escalabilidad, interoperabilidad y experiencia de usuario.
Costo total de propiedad y sostenibilidad en el tiempo.

3. Más allá del checklist: el riesgo de decisiones centradas solo en requisitos técnicos
Casos frecuentes de desconexión entre el software adquirido y el uso real.
¿Qué pasa cuando no se involucra al usuario clave?

4. El rol del responsable del proceso documental
Perfil y competencias del responsable.
Cómo su participación activa cambia el rumbo del proyecto.
Aliado estratégico entre usuarios, TI y alta dirección.

5. Buenas prácticas en la selección de un software de gestión documental
Metodología recomendada: desde la definición de necesidades hasta la evaluación de proveedores.
Lecciones aprendidas de experiencias reales.

6. Conclusiones y recomendaciones
Puntos de control para una decisión informada.
Claves para lograr una implementación exitosa.