Fallstudie #1 | Medizintechnik: Service-Prozesse für Techniker automatisiert (Airtable & n8n)

Описание: In dieser Fallstudie zeige ich Schritt für Schritt, wie wir die komplette Service-Abteilung eines Medizintechnik-Unternehmens mit Airtable und n8n digitalisiert und automatisiert haben. Sieh dir an, wie aus intransparenten Prozessen ein skalierbares, datengesteuertes System wurde.

❌Das Problem:
Nach einem Inhaberwechsel und starkem Wachstum stand das Unternehmen vor großen Herausforderungen: Eine hohe Mitarbeiterfluktuation und ein veraltetes, unzureichendes Wartungstool führten zu ineffizienten Prozessen. Es fehlte eine zentrale Übersicht über fällige Geräteprüfungen, die Wartungskosten waren intransparent und die manuelle Dateneingabe war fehleranfällig und inkonsistent. Standard-ERP-Systeme passten nicht zu den spezifischen Anforderungen.

✅ Unsere Lösung:
Wir haben eine individuelle Anwendung mit Airtable als zentraler Datenbank und Benutzeroberfläche sowie n8n für intelligente Automatisierungen entwickelt. Die Lösung umfasst:

Ein zentrales Dashboard für Techniker mit allen Aufgaben und Gerätestatistiken.
Automatisierte Kundenkommunikation per E-Mail für die Anforderung von Geräten und die Einholung von Reparaturfreigaben.
Einen vollautomatisierten Prozess für die Rechnungsstellung – von der Erstellung über die interne Freigabe bis zur Archivierung in Google Drive und der Bereitstellung für den Steuerberater.
Ein umfassendes KPI-Cockpit, das dem Geschäftsführer volle Transparenz über Kosten, Gerätestatistiken und Service-Einsätze gibt.

🏆 Die Vorteile:
Das Unternehmen profitiert nun von einer "Single Source of Truth". Der Geschäftsführer hat jederzeit volle Transparenz und kann datenbasierte Entscheidungen treffen. Die Techniker und Büro-Mitarbeiter sparen durch die Automatisierung von Routineaufgaben (E-Mails, Rechnungen) enorm viel Zeit. Standardisierte Prozesse und integrierte Schulungsvideos reduzieren Fehler und beschleunigen die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Das gesamte System ist nun skalierbar und bereit für weiteres Wachstum.

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Über diesen Kanal:
Auf diesem Kanal zeige ich Unternehmern und Geschäftsführern, wie sie durch intelligente Prozessautomatisierung und digitale Systeme mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen, ihre Effizienz steigern und ihr Unternehmen zukunftssicher machen.