Система управления делами SharePoint: преобразуйте свой рабочий процесс уже сегодня!

Описание: Закажите БЕСПЛАТНУЮ демонстрацию системы управления делами SharePoint от Valto.
📌Свяжитесь с нами: https://www.valto.co.uk/youtube

Как я уже сказал, это всего лишь макет. Это всего лишь макет финальной версии системы. Он был одним из этапов проверки концепции, которую мы создали, чтобы показать нашему клиенту возможности использования готовых онлайн-функций SharePoint, а также использования Power Automate для некоторых дополнительных рабочих процессов.

Прежде чем мы начнём, следует отметить, что это макет страницы администратора. Обычно, когда вы работаете с системой управления делами как конечный пользователь, например, мы разработали её для юридической компании, их юристы работают с ней, и у них появляется немного урезанная версия, как и связанные с ними дела. На самом деле, это скорее административное представление, которое показывает все дела в подробностях.

У вас будет что-то вроде домашней страницы SharePoint, где немного рассказывается о сути системы управления делами. Она разработана для оптимизации процесса обработки дел, позволяя эффективно создавать, отслеживать и управлять делами с помощью назначения задач и управления документами. Мы стремимся предоставлять услуги по управлению делами высочайшего качества. Кнопка на ней позволит вам просмотреть все дела.

Однако существуют и дополнительные представления этих дел, поскольку дела — это всего лишь документы, по сути, хранящиеся с дополнительными метаданными. Например, мы можем перейти непосредственно к разделу «Мои дела», то есть ко всем делам, назначенным мне напрямую. Например, если бы я был юридической фирмой, я бы зашёл сюда и увидел дела, назначенные мне напрямую как юристу.

Таким образом, мы могли бы добавить сюда несколько простых графиков. Для этого используются готовые быстрые диаграммы SharePoint, которые размещены здесь. Они очень просты и легко обновляются, но при этом очень упрощены. Если вам нужна действительно содержательная отчётность по вашим делам, вы также можете легко встроить Power BI в сайт SharePoint. Тогда мы сможем, например, извлекать самые последние или самые просматриваемые файлы дел.

Это главная страница системы управления делами, и она разработана для того, чтобы вам было проще ориентироваться в делах. Но, по сути, в фоновом режиме, который работает, у нас есть библиотека документов, где хранятся все наши дела. Внутри неё мы используем папки, которые являются названиями наших дел. Конечно, это всего лишь примеры имён, но представьте, что это названия дел.

Как видите, в нашей системе управления делами обычно используется идентификатор дела, то есть каждое дело имеет свой идентификатор, и каждый файл, находящийся в этом деле, также имеет свой уникальный идентификатор. У вас будет папка дела, которая потенциально может содержать подмножество папок в качестве шаблона.

Кроме того, поскольку здесь используются функции папок SharePoint, это означает, что мы можем сгенерировать очень конкретную гиперссылку URL на эту папку.

Итак, если вы используете сторонние системы, которым необходимо хранить документы в SharePoint, вы можете легко создать гиперссылку или даже автоматизировать её создание в сторонней системе.

Мы можем фильтровать или группировать данные по таким параметрам, как приоритет, и присваивать им любые теги. В разумных пределах вы можете добавить здесь любое количество тегов, но я бы рекомендовал не добавлять больше трёх-четырёх, поскольку это может занять больше времени, чем даже первоначальная настройка сгиба, если у вас много объектов для добавления тегов.

Статус. И опять же, статус заключается в том, что люди часто хотят иметь свои версии статусов, но обычно они следуют за чем-то вроде: что-то новое, что-то назначено кому-то, над чем-то работали, и что-то либо завершено, как в случаях, когда дело завершается естественным образом, либо что-то отменено до завершения, например. Но вы можете добавить любые статусы, какие захотите. Обычно у вас есть основной тип счёта или клиента, и это может быть своего рода поиском. Мы могли бы даже интегрировать вашу стороннюю CRM-систему в эту систему, чтобы просматривать ваши счёта и контакты.

Кроме того, могут быть такие вещи, как, например, я просто показываю пример статуса RAG, когда дела должны быть закрыты в течение определённого периода времени или должны быть обработаны в течение определённого периода времени, а затем мы могли бы отображать для них возраст в днях. Например, я только что привёл пример: если срок превышает 50 дней, теги становятся красными.

Но это использует всё ту же стандартную функциональность SharePoint, позволяющую создавать совершенно новые файлы и папки.

00:00 Управление делами SharePoint
00:15 Домашняя страница SharePoint
02:05 Аналитика управления делами
03:30 Система управления делами
05:10 Фильтрация дел
06:15 Метаданные файла дела
09:30 Свяжитесь с нами